Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política establece los lineamientos que aplica PORTOPE para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

1. Responsable del Tratamiento

La atención ordinaria es principalmente remota. Para comunicaciones físicas formales podrá solicitarse por correo electrónico la dirección de correspondencia vigente. Si PORTOPE adopta una persona jurídica, oficina o canal corporativo distinto, esta política será actualizada.

2. Ámbito de aplicación

La política aplica a los datos personales cuyo tratamiento sea decidido por PORTOPE en desarrollo de actividades comerciales, precontractuales, contractuales, administrativas, de investigación autorizada y de prestación de servicios de consultoría.

3. Principios

El tratamiento se orientará por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. PORTOPE aplicará criterios de minimización y proporcionalidad: se buscará tratar únicamente los datos razonablemente necesarios para la finalidad definida.

4. Categorías de bases y datos

5. Finalidades

• Atender consultas y solicitudes; coordinar reuniones; preparar y gestionar propuestas.
• Registrar prospectos y solicitudes en herramientas internas de seguimiento, asignar estados de gestión, documentar próximas acciones y generar notificaciones internas para su atención.
• Celebrar, ejecutar, administrar y cerrar contratos y proyectos de consultoría.
• Realizar diagnósticos, análisis, evaluación, seguimiento, investigación autorizada y elaboración de entregables dentro del alcance contratado.
• Gestionar facturación, contabilidad, pagos, obligaciones tributarias y archivo contractual.
• Administrar proveedores, colaboradores y especialistas vinculados a proyectos.
• Proteger la seguridad, integridad y disponibilidad de la información y de los sistemas utilizados.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales o administrativas.
• Producir investigación, publicaciones o divulgación únicamente cuando exista una base jurídica y autorización independiente del servicio de consultoría cuando sea necesaria. La contratación de consultoría no implica autorización automática para investigación o publicación.

6. Datos sensibles

PORTOPE evitará recolectar datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima y exista una base jurídica adecuada. Cuando la autorización sea requerida, se informará al titular el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles y se aplicarán medidas reforzadas de confidencialidad y acceso restringido.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

El sitio público no está diseñado para recolectar datos personales de menores de edad. En proyectos educativos que involucren información de niños, niñas o adolescentes, PORTOPE exigirá que el tratamiento responda al interés superior del menor, respete sus derechos fundamentales y cuente con las autorizaciones o bases jurídicas que correspondan. Cuando PORTOPE actúe como Encargado, tratará esa información únicamente bajo instrucciones documentadas del Responsable institucional y dentro del alcance contractual.

8. Roles en proyectos de consultoría

Dependiendo del proyecto, PORTOPE puede actuar como Responsable respecto de información que decide recolectar directamente, o como Encargado cuando trata datos por cuenta de una institución cliente. El contrato, anexo de tratamiento de datos o instrumento equivalente definirá las finalidades, instrucciones, medidas de seguridad, subencargados, conservación, devolución y supresión de la información.

9. Investigación, publicación y anonimización

Los datos recibidos para una consultoría no se reutilizan automáticamente para investigación académica, docencia o publicación. Cuando exista interés científico, PORTOPE evaluará por separado la base jurídica, autorización institucional, protección de titulares, anonimización o seudonimización, riesgos de reidentificación y condiciones de divulgación. La autoría y publicación académica no forman parte automática de un contrato de consultoría.

10. Seguridad de la información

PORTOPE aplicará medidas administrativas, técnicas y contractuales proporcionales al riesgo, entre ellas controles de acceso, principio de necesidad de conocer, gestión de permisos, almacenamiento protegido, transferencia por canales adecuados, copias de seguridad cuando procedan y eliminación o devolución al finalizar la necesidad de tratamiento. Los proyectos con información especialmente sensible podrán exigir medidas adicionales definidas contractualmente.

11. Encargados, proveedores y circulación internacional

PORTOPE puede utilizar proveedores de infraestructura, correo, almacenamiento, colaboración, mensajería, visualización u otras herramientas necesarias para prestar el servicio. Para la gestión inicial de contactos y prospectos, puede utilizar servicios de Google —incluidos Apps Script, Google Sheets y servicios de correo— con el fin de registrar solicitudes, organizar seguimiento y generar notificaciones internas. Estos servicios se configuran con acceso restringido a las personas autorizadas.

Cuando un tercero trate datos por cuenta de PORTOPE, se buscará que existan obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento compatibles con esta política y con la normativa aplicable. Si el uso de un proveedor implica transmisión o transferencia internacional de datos, PORTOPE evaluará las condiciones legales aplicables y adoptará las medidas correspondientes.

12. Conservación

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Las consultas comerciales que no se conviertan en proyecto podrán conservarse hasta por veinticuatro (24) meses desde la última interacción, salvo solicitud de supresión o necesidad jurídica distinta. La información de proyectos se regirá por el contrato y, al finalizar el período de conservación, se eliminará, devolverá o anonimizará cuando corresponda.

13. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando sea exigible.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite ante el Responsable o Encargado.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

14. Consultas y reclamos

El canal responsable de atender consultas y reclamos es santiago.portocarrero08@hotmail.com.

Las consultas serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informará la causa de la demora y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará la causa y la nueva fecha, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales.

La solicitud debe identificar al titular, describir los hechos o datos objeto de consulta o reclamo, indicar un medio de respuesta y aportar los documentos que resulten pertinentes.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

PORTOPE revisará periódicamente si, por su naturaleza jurídica, nivel de activos o cualquier otra condición normativa, resulta obligatorio registrar determinadas bases en el Registro Nacional de Bases de Datos. La eventual no obligación de registro no elimina los demás deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

16. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 4 de septiembre de 2026. Podrá actualizarse para reflejar cambios legales, tecnológicos, contractuales o de operación. Las modificaciones sustanciales se publicarán en este sitio y, cuando corresponda, se informarán por los canales disponibles.

Importante para clientes educativos: antes de transferir a PORTOPE bases estudiantiles, información sensible o datos de menores de edad, el proyecto debe contar con el instrumento contractual y de protección de datos correspondiente.